Permite la administración y control de la correspondencia y documentación que maneja la entidad, evitando el problema del tráfico de papel mediante la digitalización de los mismos centralizándolos en una base de datos institucional evitando el daño físico de los originales mediante la consulta en línea de los mismos, además de administrar, controlar y consultar todo el ciclo de vida de los procesos y documentos.
Principales características
- Herramienta tecnológica para la Integración y Orquestación del Archivo y Correspondencia, Sistemas y Organización.
- Registro de la correspondencia mediante el sistema de ventanilla única para evitar la dispersión de la misma, permitiendo administrar la correspondencia interna, externa y enviada de la entidad.
- Permite la creación de un sistema homogéneo parametrizable de numeración de correspondencia de entrada y salida.
- Herramienta de búsqueda interactiva de documentos digitalizados por medio de expedientes, temas, ubicaciones y palabras clave.
- Permite el seguimiento a trámites para detectar cuellos de botella en procesos administrativos.
- Permite capturar toda la información valiosa de la entidad (independiente de su formato o soporte original) y pone a disposición de los usuarios mediante las vías adecuadas.
- Cuenta con herramientas para el control de ingreso y salida física de la documentación original.
- Centralización de un directorio institucional.
- Digitalización de la documentación y llevado a cabo de OCR.
- Generación de reportes configurables por el usuario, con herramientas tipo Tablas Dinámicas, tanto a nivel operativo como ejecutivo.
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